Prozesse im Unternehmen optimieren

Um Abläufe in Unternehmen zu verbessern, sind einige Schritte umzusetzen. Diese möchten wir hier kurz aufzeigen.

1. Bewusstsein schaffen

Wenn Unternehmen ihre Prozesse verbessern wollen, muss dafür die entsprechende Bereitschaft – vor allem in der Führungsebene – geschaffen werden. Die Optimierung ist ein langfristiger Prozess, der die volle Unterstützung des Managements braucht.

2. Verantwortlichkeiten festlegen

Für den Erfolg der Optimierungsmaßnahmen ist es unumgänglich, einen Prozess-Verantwortlichen festzulegen. Dies kann beispielsweise der Abteilungsvorstand sein. In größeren Unternehmen ist es sinnvoll, eine Prozessmanagerin oder einen Prozessmanager mit dieser Verantwortung zu betrauen.

3. Ist-Zustand analysieren und dokumentieren

Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wesentlichen Kernprozesse im Unternehmen. Beobachten und dokumentieren Sie einen Prozess nach dem anderen bis ins Detail. Begleiten Sie jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die am jeweiligen Prozess beteiligt sind, und schreiben Sie ihre Arbeitsschritte detailliert nieder. Anschließend stellen Sie den Prozess mit seinen einzelnen Schritten in einem Flussdiagramm dar.

Messen Sie bei Produktionsprozessen die Zeit, die für den jeweiligen Schritt benötigt wird. Dokumentieren Sie dabei auch Warte-, Liege- oder Wegzeiten, um ein klares Bild über die tatsächliche Dauer der Abläufe zu bekommen.

4. Ziele festlegen

Definieren Sie realistische Ziele, die Sie durch die Optimierung des Prozesses in Ihrem Unternehmen erreichen wollen. Dies kann beispielsweise die Reduktion der Durchlauf- oder Wegzeiten aber auch eine Kostenminimierung sein.

5. Prozess optimieren

Nun gilt es, die einzelnen Prozess-Schritte zu optimieren. Dabei sollten auch Verbesserungsvorschläge, die möglicherweise im Zuge der Dokumentation von den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegeben wurden, berücksichtigt werden. Prüfen Sie bei jedem einzelnen Schritt, ob der Ablauf durch die Optimierung – je nachdem, welches Ziel definiert wurde – kürzer oder günstiger wird. Ist das der Fall, gehen Sie zum nächsten Prozess-Schritt über. Arbeiten Sie sich so Stück für Stück durch die Abläufe, bis letztendlich der gesamte Unternehmensprozess optimiert ist.

6. Optimierten Prozess etablieren

Sind alle Abläufe optimiert, wird der verbesserte Unternehmensprozess etabliert. Gehen Sie feinfühlig vor, wenn Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den neuen Prozess kommunizieren. Diese haben den alten Prozess verinnerlicht und reagieren möglicherweise sensibel auf die Veränderungen. Besinnen Sie sich hier noch einmal auf den ersten Punkt in dieser Liste und schaffen Sie spätestens jetzt auch bei den ausführenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Bewusstsein für die Wichtigkeit dieser Maßnahmen.

7. Prozess evaluieren

Nachdem der neue Prozess einige Male durchlaufen wurde, wird dieser evaluiert. Bitten Sie um Rückmeldung hinsichtlich Ihrer Ziele: Sind die Durchlaufzeiten kürzer? Können Kosten eingespart werden? Es ist durchaus möglich, dass nun weiteres Optimierungspotenzial auftaucht. Lassen Sie dieses in die Evaluierung des Ablaufs einfließen und optimieren Sie Ihren Unternehmensprozess so lange weiter, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Prozessoptimierung durch externe Unternehmensberater

In vielen Fällen greifen Unternehmen bei der Prozessoptimierung auf die Expertise externer Beraterinnen und Berater zurück. Diese besitzen einerseits jene Fähigkeiten, die für diese Aufgabe notwendig sind und haben andererseits einen unvoreingenommenen Blick auf das Unternehmen, welcher den internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oft fehlt.

Das berufsbegleitende Fernstudium MBA – Unternehmensberatung an der Middlesex University / KMU Akademie bereitet Sie auf diese verantwortungsvolle Tätigkeit vor und vermittelt Ihnen jenes Wissen, das Sie benötigen, um Unternehmen als externe/r Expertin bzw. Experte zur Seite zu stehen. Aber auch für Führungskräfte im Management von Firmen ist dieses Studium eine Bereicherung. Die erlernten Fähigkeiten unterstützen dabei, Unternehmensprozesse neu zu evaluieren und zu adaptieren.

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